Bản mô tả luồng làm việc – dữ liệu giả

Một ngày làm việc với sổ theo dõi của bé

Trang này kể lại đúng thứ tự các việc diễn ra trong một ngày, để anh xem cách em hiểu công việc của anh có đúng không. Trang chỉ để xem; các câu em cần anh trả lời đều nằm trong Google Form (link em gửi kèm trong tin Zalo) ạ.

  1. Bước 1 Tối 19–23h · thứ 2–6

    Ba/mẹ nhắn tin trong nhóm Zalo của bé

    Ba/mẹ gõ tin tự do theo mẫu chữ anh yêu cầu, kèm ảnh. Nhóm gồm ba mẹ, anh và bác sĩ phụ. Một Zalo phụ của phòng khám nằm trong nhóm, lưu tin ngay khi đến; chỉ nhắn câu nhắc ba mẹ khi quên (bước 2).

    AI làm gì

    • Ghi lại tin và ảnh mẹ gửi ngay khi đến, để tối AI đọc đủ mọi tin trong ngày của từng bé, không sót tin nào (kể cả khi mẹ gửi rải rác hay sau đó thu hồi).
    • Không trả lời thay bác sĩ; chỉ nhắn câu nhắc khi ba mẹ quên (bước 2).

    Bác sĩ làm gì

    • Không cần làm gì thêm.
    • Vẫn trả lời mẹ trong nhóm như bình thường.
    Ví dụ (dữ liệu giả)
    20:15 · Nhóm “Bông – 8 tháng”
    Mẹ Bông: “Bé ăn 120ml x 4 cữ, ngủ 2 tiếng, đi ngoài 2 lần, phân hơi lỏng ạ. Có ảnh ạ.” (kèm 1 ảnh)
  2. Bước 2 Tối, trước 23h · và khi cần

    Nhắc ba mẹ ngay trong nhóm của bé

    Zalo phụ của phòng khám (đang ở trong nhóm) tự nhắn một câu nhắc nhẹ vào nhóm của bé khi ba mẹ quên. Mỗi lần chỉ một câu, không nhắn gì khác.

    Máy làm gì

    • Thứ 2–6, 22h chưa thấy ba mẹ báo → nhắc báo trước 23h.
    • Báo thiếu mục bắt buộc → nhắc bổ sung đúng mục còn thiếu.
    • Thuốc anh bảo mua quá 3 ngày chưa thấy dùng → hỏi ba mẹ đã mua/dùng chưa.
    • Nhắc rồi vẫn chưa báo → đưa vào tin 12h hôm sau ở nhóm 2 bác sĩ.
    • Nhóm im 3 ngày làm việc → nhắc mẹ; im 7 ngày → chuyển "tạm ngưng" và báo nhóm 2 bác sĩ (mẹ nhắn lại thì theo dõi tiếp).
    • Mỗi bé, mỗi loại nhắc tối đa 1 lần/ngày; thứ 7, Chủ nhật và ngày nghỉ không nhắc.

    Bác sĩ làm gì

    • Duyệt câu nhắc mẫu một lần lúc đầu.
    • Không phải tự nhắc từng bé nữa.
    Ví dụ (dữ liệu giả) · Câu nhắc trong nhóm bé
    Dạ chào ba mẹ bé Na ạ, hôm nay nhà mình chưa gửi báo cáo cho bé. Ba mẹ gửi giúp phòng khám trước 23h theo mẫu nhé ạ. Em cảm ơn ạ!
  3. Bước 3 Ban đêm · sau 23h

    AI đọc tin của từng bé và điền vào tab của bé

    AI đọc tin của từng bé trong ngày, kèm “hồ sơ bé” (bệnh nền, thuốc đang dùng, lời dặn gần đây) và “Quy tắc AI” anh tự viết. AI điền vào tab của bé: Cân nặng, Thuốc (trạng thái: bảo mua / đang dùng / quên / ngừng), Ăn, Thái độ, Sữa, Tiêu hoá, Ngủ, Vận động, Vấn đề bất thường, Câu hỏi. Ảnh mẹ gửi (chủ yếu ảnh phân) được AI mô tả thành chữ vào đúng ô. Ô nào AI chưa chắc (tin mẹ viết mơ hồ, ảnh mờ, số lạ) thì AI gắn ghi chú vào ô (góc ô có tam giác nhỏ, anh chạm vào là thấy lý do), không tô thêm màu nào. AI không đổi ô anh đã sửa.

    AI làm gì

    • Điền các mục của bé từ tin mẹ báo trong ngày, để sáng anh mở tab bé là thấy đủ số liệu, không phải đọc lại cả nhóm.
    • Gắn ghi chú vào ô chưa chắc, và ghi số ô cần kiểm ở tab theo ngày, để anh chỉ cần kiểm đúng những ô đó.
    • Tô vàng đúng như anh đang dùng (cân nặng, tăng/giảm cân, Cần BS chưa xử lý).
    • Giữ nguyên ô anh đã sửa tay, để phần anh sửa không bị ghi đè.

    Bác sĩ làm gì

    • Sáng hôm sau xem các ô có ghi chú.
    • Sửa ô nào AI điền chưa đúng.
    Ví dụ (dữ liệu giả)
    Cân nặng 8,2 kg
    Thuốc Bảo mua – men tiêu hoá
    Ăn 120ml × 4 cữ
    Tiêu hoá 2 lần, hơi lỏngGhi chú: AI chưa chắc – mẹ ghi “hơi lỏng”, ảnh hơi mờ.
    Câu hỏi Phân lỏng 2 ngày nay có cần đổi sữa không ạ?
  4. Bước 4 Ngay khi có ảnh phân

    Ảnh phân có dấu hiệu cần chú ý: máy báo ngay cho anh (tuỳ chọn)

    Khi mẹ gửi ảnh phân, máy xem ảnh và báo ngay cho anh những dấu hiệu cần chú ý – không nhắn vào nhóm của bé (ví dụ: phân trắng/xám nhạt, phân đen, có máu, phân toàn nước nhiều lần; ảnh máy không đọc được thì luôn chuyển anh xem). Danh sách dấu hiệu do anh quyết. Đây là phần tuỳ chọn.

  5. Bước 5 Ban đêm

    AI điền tab theo ngày cho cả khoảng 70 bé

    Mỗi bé một dòng: Trạng thái gợi ý (Ưu tiên 1 là màu đỏ, gấp nhất; rồi tới 2, 3; để trống là không cần ưu tiên) và “Vấn đề hôm nay” gói trong 1 dòng. Bé chưa báo ghi “Chưa báo”; báo trễ ghi “Báo sau 23h”.

    AI làm gì

    • Điền trạng thái gợi ý và “Vấn đề hôm nay” cho từng bé, để anh nhìn một tab là biết bé nào cần xem trước.
    • Ghi rõ bé chưa báo hoặc báo trễ, để anh biết bé nào chưa có số liệu hôm nay.

    Bác sĩ làm gì

    • Sáng hôm sau xem tab ngày để biết bé nào cần xem trước.
    Ví dụ (dữ liệu giả) · Tab ngày 26/10
    Bé Trạng thái gợi ý Vấn đề hôm nay
    Na Ưu tiên 2 Chưa báo
    Bông Ưu tiên 1 Phân hơi lỏng (1 ô AI chưa chắc)
    Tin Ưu tiên 3 Báo sau 23h
    Như anh đã nói trong buổi trao đổi
    Mẹ báo bù lúc nào thì ghi vào ngày nhận được tin; mẹ gửi 2 lần hoặc thu hồi thì lấy bản mới nhất.
  6. Bước 6 Trong ngày và ban đêm

    Cột “AI gợi ý” và cột Next Action (em đề xuất, chờ anh đồng ý)

    Anh trả lời/dặn mẹ trong nhóm Zalo như bình thường; ban đêm AI ghi 2 cột cho đúng bé, đúng ngày: “AI gợi ý” (lời dặn AI đề xuất trước để anh tham khảo) và Next Action (ghi đúng lời anh đã gửi ba mẹ). Nhờ vậy so được AI có khớp với anh không.

    AI làm gì

    • Cột “AI gợi ý”: đề xuất lời dặn để anh tham khảo.
    • Cột Next Action: chép nguyên văn lời anh dặn, để có lịch sử lời dặn của từng bé và so được với AI gợi ý.
    • Đặt đúng bé, đúng ngày.

    Bác sĩ làm gì

    • Dặn mẹ trong nhóm như bình thường.
    • Hôm sau nhìn lại Sheet để theo dõi tiếp.
    Ví dụ (dữ liệu giả) · Cột Next Action của Bé Bông (lời anh đã dặn)
    “Tăng lên 150ml mỗi cữ; theo dõi phân 2 ngày nữa; nếu còn lỏng cho bé đi khám.”
    Cột “AI gợi ý” (cùng ngày, AI đề xuất trước): “Tăng lên 150ml mỗi cữ; theo dõi phân thêm 2 ngày.” → khớp phần lớn với lời anh dặn.
  7. Bước 7 Ban đêm

    Cột “Cần BS” – việc anh cần làm ngay (cột anh đang dùng)

    Giữ đúng cách anh đang dùng: “Cần BS” là việc anh cần làm ngay (ví dụ bé sốt, mẹ xin thực đơn mới, cần kê thuốc); việc làm hôm sau được thì để ở Next Action. Trước đây trợ lý điền cột này, nay AI điền thay.

    AI làm gì

    • Khi tin của mẹ có việc anh cần làm ngay, ghi ngắn gọn vào cột “Cần BS”, để anh không bỏ sót ca gấp.
    • Tô nền vàng như trợ lý đang làm, để anh thấy ngay việc chưa xử lý.

    Bác sĩ làm gì

    • Xử lý việc trong cột như hiện nay; ô AI ghi chưa đúng thì anh xoá.
    • Việc đã xử lý chuyển sang nền xanh, như anh đang làm.
    Ví dụ (dữ liệu giả)
    Bé Na Bé sốt 38,5 độ từ chiều chưa xử lý (vàng)
    Bé Mít Mẹ xin thực đơn mới đã xử lý (xanh)
  8. Bước 8 Buổi sáng

    Anh mở Sheet và xem bé nào cần xem trước

    Tab theo ngày đã xếp sẵn bé cần xem trước; bấm tên bé là sang tab của bé. Anh chốt Trạng thái và sửa những ô AI điền sai.

    AI làm gì

    • Xếp thứ tự bé cần xem trước trong tab ngày.
    • Để sẵn đường dẫn từ tên bé sang tab của bé, bấm một lần là xem được chi tiết.

    Bác sĩ làm gì

    • Chốt Trạng thái từng bé.
    • Sửa các ô AI điền chưa đúng.
    Ví dụ (dữ liệu giả)
    Tab 26/10: 6 bé Ưu tiên 1 (đỏ), 12 bé Ưu tiên 2, 9 bé Ưu tiên 3, còn lại không cần ưu tiên. Bấm “Bé Bông” → mở tab của Bé Bông.
  9. Bước 9 12h trưa

    Zalo phụ của phòng khám nhắc việc còn tồn

    Zalo phụ của phòng khám (chính tài khoản đang ở trong các nhóm) nhắn vào nhóm chung của 2 bác sĩ: danh sách bé có câu hỏi chưa được trả lời, chia theo bác sĩ phụ trách (cột M). Mỗi ca chỉ một bác sĩ chịu trách nhiệm – bác sĩ chính hoặc bác sĩ phụ theo cột M – để không sót và không trùng.

    AI làm gì

    • Tổng hợp bé còn câu hỏi chưa trả lời, để không bé nào bị bỏ sót.
    • Chia danh sách theo bác sĩ phụ trách ở cột M, để mỗi người biết ngay phần của mình, không trùng.

    Bác sĩ làm gì

    • Xem danh sách phần mình phụ trách.
    • Trả lời mẹ trong nhóm của bé.
    Ví dụ (dữ liệu giả) · Tin 12:00 trong nhóm 2 bác sĩ
    Chưa trả lời – phần BS chính (3): Bé Na, Bé Mít, Bé Su.
    Chưa trả lời – phần BS phụ ca (2): Bé Bông, Bé Tin.
  10. Bước 10 Mỗi ngày và mỗi tuần

    AI học theo cách anh sửa

    Mỗi ô anh sửa được lưu làm ví dụ; lần sau AI làm theo. Anh có thể viết thêm quy tắc trong tab “Quy tắc AI”, và tự bật/tắt, đổi giờ nhắc trong tab “Cài đặt”. Mỗi tuần có báo cáo tỷ lệ ô AI điền đúng, không phải sửa.

    AI làm gì

    • Ghi nhớ mỗi ô anh sửa để lần sau làm giống.
    • Làm theo quy tắc anh viết trong tab “Quy tắc AI”.
    • Báo tỷ lệ ô điền đúng mỗi tuần, để anh thấy AI tiến bộ tới đâu.

    Bác sĩ làm gì

    • Cứ sửa ô sai như bình thường – đó là cách dạy AI.
    • Viết thêm quy tắc khi thấy cần.
    Ví dụ (dữ liệu giả)
    Ví dụ minh hoạ: tuần 21–26/10, 87% ô AI điền đúng, không phải sửa. 13% còn lại anh đã sửa và được lưu làm ví dụ.

Nguyên tắc